Системите за управление на документи (DMS) навлизат мащабно в съвременната работна среда. В общия случай, те са базирани на компютърни програми и обхващат редица аспекти на дейностите, свързани с управление на цифрови документи.
ОБХВАТ
ВЪВЕЖДАНЕ ИЛИ СЪЗДАВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ
- сканиране на хартиени документи посредством настолни или документни скенери, широкоформатни скенери, многофункционални устройства, планетарни скенери, автоматизирани скенери за книги;
- въвеждане на електронни документи, генерирани посредством ERP системи, MS Office продукти, счетоводни и други програми;
- автоматично въвеждане на документи от електронна поща, получена в наблюдавани папки. Автоматично индексиране на полета като изпращач, дата, заглавие;
- ръчно въвеждане на документи от електронна поща – посредством издърпване и пускане (drag and drop) на мейла в СУАД.
ОБРАБОТКА И ИНДЕКСИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
- обработката на документи включва подобряване на качеството на изображението посредством софтуери за премахване на сенки, задълбочаване на контраста и други;
- индексиране на документа – автоматично или ръчно попълване на метаданни, по които след това се извършва търсене на документа в базата данни;
- автоматично индексиране и архивиране на изходящи електронни документи;
- наблюдение на електронната поща за входящи електронни съобщения и автоматичното им съхранение в СУАД;
- автоматично стартиране на работни процеси;
- OCR – оптично разпознаване на символи – осигурява пълнотекстово търсене в сканираните документи.
СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
- данните от системата се съхранява на първичен дисков масив и се архивират (back up) на вторичен дисков масив. По този начин се избягва загубата на данни при възникване на инцидент. За back up може да се използва и облачна услуга.
УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИ ПРОЦЕСИ (ИЗПОЛЗВАНЕ/ РЕДАКТИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИ):
- работните процеси се създават лесно, посредством използването на влачене и пускане (drag and drop user interface);
- лесно се създават паралелни работни процеси, пътища за ескалация и изключения;
- работа по „досиета“ – улеснява работните процеси, изискващи група от документи за тяхното изпълнение (например: заявка за доставка, протокол за доставена стока и фактура). Следи кои документи са налични и кои, все още не са пристигнали. Поддържа свързаност между документите;
- осигурява известяване по електронна поща за нови, закъснели и просрочени задачи;
- генериране на задачи към един потребител или група потребители;
- започването на работен процес може да изчака до събирането на всички изискуеми документи;
- СУАД предлага възможност за споделяне, преглед и промяна на документ, като запазване на версиите на документа и информация кой служител каква промяна е направил;
- системата позволява само един служител да прави промени по документа по едно и също време. След модифицирането на документа служителят оставя бележка, за направените промени, така че те да бъдат забелязани от станалите служители работещи по документа.
ТЪРСЕНЕ, НАМИРАНЕ, РАБОТА С ДОКУМЕНТИ
- търсенето се извършва по предварително въведените метаданни или в тяхното съдържание (допустимо за определени документи).
ПРЕДИМСТВА
- бърз и лесен достъп до нужните документи;
- възможност за търсене по различни критерии;
- лесно управление на работни процеси, без забавяния и забравяния;
- подобрява управлението на данни (документи) и обслужването на клиенти;
- намалява разходите за съхранение на хартиени носители;
- намалява грешките при ръчно индексиране;
- намалява времето за обработване на документи, като ги пренасочва към правилните хора и изпраща напомняния и ескалира задачите, когато не са завършени в срок;
- следи за законовия срок за съхранение на документи и автоматично изтриване след неговото изтичане;
- поддържа мобилен достъп до Android, iOS и Windows устройства;
ЕТАПИ
За всеки етап, в който се намира проекта, СТЕМО предоставя сертифицирани специалисти, който да съдействат при:
- Оценка, оразмеряване, избор на модули и функционалност, в зависимост от очакванията на организацията;
- Оценка на наличната инфраструктура;
- Изготвяне на процес по внедряване.
ИНТЕГРАЦИЯ
Системата позволява интеграция с вече работещите в организацията системи без да се нарушава вече създадения ритъм на работа на служителите, в това число SAP, MS Dynamics, MS SharePoint, MS Office и други.
СИГУРНОСТ
- контрол на достъпа на потребителите до системата;
- СУАД поддържа интеграция с Windows Active Directory, Windows Local Security и LDAP/SAMBA за идентификация на потребителите;
- архивиране на данните (на външен носител или в облака);
- поддържа електронни подписи;
- поддържа информация за извършено съхранение или изтриване на документи.
ИНДУСТРИИ
STEMO DMS решението за управление и архивиране на документи е гъвкаво и приложимо в различни бизнес сфери.
ЧАСТЕН СЕКТОР
- Адвокатски кантори
- Счетоводни къщи
- Фармацевтични компании
- Банки
- Предприятия
- Спедиторски компании
- Офиси
- Строителство
ПУБЛИЧЕН СЕКТОР
- Библиотеки
- Училища и университети
- Общини
- Министерства
- Агенции
- Болници
